工作流管理
工作流管理允许您通过把记录、任务按照预定义的规则从一个用户分派或者转给另一个用户等操作可以使你的销售，市场，支持过程变的更加自动化。当记录满足指定的匹配标准时就会触发工作流的规则。工作流的主要好处是通过减少记录和任务的指派过程中的许多不必要的步骤来改进工作效率；通过标准化工作方法和减少操作成本来改进业务流程，从而实现更好的流程控制。
例如，百会 CRM提供了线索模块中的线索分配规则(基于工作流规则)，它按照不同的标准，将通过导入或网络捕获产生的线索，自动分派给线索所有者(销售代表)。匹配的标准可以是区域，国家，公司等等。当匹配标准完成时会立刻创建一个新的任务，并按照公司的业务流程分派给线索所有者。它也会通过一个适当的邮件模板通知线索所有者新的线索分派方案。
百会 CRM系统中的另一个工作流规则模板是重大交易告警。当交易总额和赢得商业机会的可能性超过设定的某个重大意义的值的时候就会触发该工作流规则，并通知你的销售团队中的管理员和其他的同事。
你可以将工作流规则和警告(电子邮件信息)、任务或者两者都关联起来。如果发送一个通知文件给收件人，你必须关联警告到规则中。
在工作流模块中你可以执行如下操作:
 注意:根据工作流规则的设置，可能在创建一个新的记录或更新已存在的记录时，或者两个动作都会触发工作流规则。 |
管理工作流规则
当设置工作流规则的时候，首先要使用一个合理的匹配标准创建一个规则。你可以在工作流模块中执行如下操作:
添加工作流规则的步骤：
- 点击设置链接；
- 在设置主页中，点击工作流设置链接；
- 点击工作流规则链接；
- 在工作流规则页中显示了一些已经存在的规则。点击新建规则按钮；
- 在选择记录类型页面中，从记录类型下拉列表中选择模块。点击下一步；
- 在新建规则页面的规则详细信息部分，指定下列信息:
- 记录类型:显示上一页中选定的类型；
- 规则名:指定规则的名字；
- 描述:指定规则附加的详细信息；
- 活动:选择活动的复选框可以激活规则。默认情况下复选框事被选中的。如果你不想激活这个规则就取消复选框的选择；
- 执行时间:选择下列选项中的一项:
- 当新建记录的时候执行该规则:选择该选项会在新建记录时被创建的时候触发该规则；
- 当新建记录或者编辑记录时执行该规则:选择该选项会在当记录被创建/修改时触发该规则。
- 在规则条件栏，指定匹配的条件。你可以选择多个条件。
- 点击保存。新建的工作流规则将列表显示，您可以在其中添加告警和任务。
设置工作流告警
工作流告警由一个电子邮件模板构成，该模板用于批量发送通知电子邮件给所有指定的收件人。电子邮件的信息可以通过触发工作流规则来发送给收件人。每个工作流规则 只允许关联一个告警(电子邮件模板)。
给工作流添加告警的步骤：
- 点击设置链接；
- 在设置主页中，点击工作流设置链接；
- 展开工作流设置链接并点击工作流告警链接；
- 在工作流告警中显示了一条已经存在的告警。点击新建告警按钮；
- 在新建警告页面中，作如下操作:
- 在告警明细栏中，在名称字段中指定告警的名称，然后从选择邮件模板中选择电子邮件模板；
- 在收件人明细栏中，从选择源类型下拉列表中选择组、角色、角色及其下级角色、用户；从可选的列表框中选择告警的收件人。你也可以通过在附加收件人栏中指定电子邮箱以便将告警通知发送给其他的用户。
- 点击保存。就创建了一个基于邮件的告警，它可以被关联到所选的工作流规则中。
管理工作流的任务
如果你打算创建一个触发工作流规则的任务，可以将任务关联到工作流规则中。对于新建的记录，将会使用工作流任务中指定的缺省值创建任务。
添加工作流任务的步骤：
- 点击设置链接；
- 在设置主页中，点击工作流设置链接；
- 展开工作流设置，并点击工作流任务链接；
- 在工作流任务页面中点击新建任务按钮；
- 在新建工作流任务页中，指定下列信息:
- 记录类型:选择模块
- 主题:指定任务的主题
- 优先级:指定任务的优先级
- 状态:选择创建该任务时的默认状态
- 到期日期:指定执行该任务的到期日期，它是一个结合值
- 指派到:选择一个该任务需要被指派给的用户
- 描述:指定附加工作流任务的详细信息
- 点击保存。创建一个新的工作流任务，它可以被关联到工作流规则中。
管理邮件模板
作为工作流管理的一部分，通过电子邮件进行通知是很重要的任务之一。电子邮件通知可以预先定义，这样某个工作流规则被触发时，就会向所有收件人发送预定义的邮件。
 警告:如果你要创建发送给线索的电子邮件模板，请不要合并与联系人有关的字段。反之亦然。如果尝试着将两者的字段合并一起，则在创建电子邮件的时候会发生错误。 |
更多的详细信息请查看第28章:电子邮件模板。
百会，版权所有
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